1.Arti dan Fungsi Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
2. Syarat-syarat surat yang baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:
a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur denganmenggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman. Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.
3. Kriteria Bahasa Surat Yang Baik
Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Bahasa baku
2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
4. Efektif dan efisien
5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf
Ciri paragraf yang baik:
a. mengandung kesatuan isi
b. kepaduan antar kalimat
c. ada pengembangan gagasan pokok
6. Bernalar
7. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari
pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
8. Taat asas
4. Bagian-bagian Surat
(1) : kepala surat
(2) : tanggal, bulan, tahun surat
(3) : nomor surat
(4) : lampiran
(5) : hal atau perihal
(6) : alamat yang dituju (alamat dalam)
(7) : salam pembuka
(8a) : alenia pembuka
(8b) : isi surat
(8c) : alenia penutup
(9) : salam penutup
(10) : tanda tangan penanggungjawab surat
(11) : nama penanggungjawab surat
(12) : jabatan penanggungjawab surat
(13) : tembusan
(14) : inisial
5.contoh – contoh surat
A. Surat Lamaran Pekerjaan
1. Pengertian
Arti dari kata lamaran adalah permohonan untuk memperoleh sesuatu, sedangkan arti dari surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat oleh pencari kerja (pelamar) untuk kemudian dikirimkan kepada suatu badan usaha atau instansi guna mendapatkan pekerjaan atau jabatan sesuai dengan lowongan pekerjaan atau jabatan yang ditawarkan.
Tindakan para pencari kerja mengirimkan surat lamaran pekerjaan akan menimbulkan tanggapan dari pihak badan usaha atau instansi yang menawarkan pekerjaan atau jabatan tertentu. Tanggapan itu dapat berupa panggilan testing terhadap pelamar, penolakan lamaran, dan jika memenuhi syarat pelamar akan dipanggil untuk bekerja.
2. Tata Cara Menulis Surat Lamaran
Dalam menyusun surat lamaran, para pencari kerja haruslah memperhatikan hal-hal
berikut.
a. Menyebutkan data pribadi pelamar yang meliputi:
1). nama lengkap;
2). tempat dan tanggal lahir;
3). jenis kelamin;
4). agama;
5). status kewarganegaraan;
6). keterangan sudah atau belum menikah;
7). alamat atau tempat tinggal yang mudah dihubungi.
b. Riwayat pendidikan dan ijazah yang dimiliki, meliputi:
1). Pendidikan formal, misalnya SD, SLTP, SLTA, akademi, atau universitas (jika ada);
2). Pendidikan informal, misalnya kursus-kursus : bahasa Inggris, bahasa Mandarin, Komputer, Pengembangan Pribadi, Public Relation, dan lain-lain.
c. Kecakapan khusus yang dimiliki, misalnya menyetir mobil, mendisain ruangan.
d. Pengalaman bekerja yang sejenis dengan jabatan yang dilamarnya atau pengalaman bekerja di bidang lain. Bila belum pernah sebaiknya menyebutkan kemampuan bekerja untuk jabatan yang dilamarnya berdasarkan pendidikan yang dimiliki.
3. Lampiran Surat Lamaran
Yang dimaksud dengan lampiran adalah segala sesuatu yang disertakan atau dicantumkan dalam surat lamaran dengan maksud untuk mempertegas atau memperkuat surat tersebut sebagai bahan pertimbangan bagi pihak badan usaha atau instansi yang menawarkan pekerjaan atau jabatan tertentu. Bila surat lamaran pekerjaan berdasarkan iklan, sesuaikan lampiran dengan permintaan.
4. Tatacara Menuliskan Daftar Riwayat Hidup
Saat ini banyak beredar di pasar formulir daftar riwayat hidup, sehingga pelamar tinggal mengisi saja.Namun, pada umumnya pelamar lebih baik membuat sendiri.Daftar riwayat hidup biasanya berisikan tentang:
a. data pribadi yang terdiri dari: nama lengkap; tempat tanggal lahir; jenis kelamin; kewarganegaraan; status; alamat.
b. pendidikan yang terdiri dari pendidikan formal dan pendidikan informal;
c. pengalaman bekerja;
d. keterangan-keterangan lain.
Contoh: Surat Lamaran Pekerjaan Berpengalaman
Rusliyawati
Jl. Ratu Dibalau 79
Bandar Lampung 35467
20 Juni 2006
Yth. Direktur Personalia
PT Cahaya Lintas Cemerlang
Jl. Melawai III No. 6
Blok M – Jakarta 12310
Dengan hormat,
Hal : Lamaran Pekerjaan untuk Jabatan Perancang Grafis
Setelah membaca iklan di harian Kompas tanggal 17 Juni 2006, tentang formasi jabatan perancang grafis, saya tertarik untuk mengisi jabatan tersebut.
Sesuai dengan persyaratan yang diminta, saya terbiasa bekerja dengan PC dan Macintosh. Saya juga menguasai program macromedia freehands, adobe photoshop, adobe illustrator, dan berbagai program lain yang terkait dengan pembuatan grafis. Selama dua tahun saya telah bekerja pada jabatan yang sama di sebuah surat kabar Lampung. Dalam berkomunikasi seharihari saya mampu menggunakan bahasa Inggris dengan baik.Untuk melengkapi keterampilan, saat ini saya sedang mengikuti kursus bahasa Jepang.
Berdasar pengetahuan dan pengalaman kerja yang saya miliki, saya yakin dapat menangani pekerjaan yang berhubungan dengan pembuatan grafik di perusahaan periklanan yang Bapak/Ibu pimpin. Jika diperlukan, saya akan mengikuti uji keterampilan dan wawancara dengan senang hati.
Untuk melengkapi lamaran ini, saya lampirkan daftar riwayat hidup, fotokopi ijazah, transkrip nilai, dan foto terakhir.
Semoga Bapak/Ibu berkenan mengabulkan lamaran ini.Atas perhatian yang diberikan saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Rusliyawati, A.Md.
Daftar Riwayat Hidup
I. Identitas
Nama : Rusliyawati
Tempat, tgl.Lahir : Bandar Lampung, 1 Januari 1980
Alamat : Jl. Ratu Dibalau 79
Bandar Lampung 35467
Telepon : 0721-703033 (sesudah pk. 17.00 WIB)
Status : Belum menikah
II. Pendidikan
2001 : Lulus D3, Jurusan Teknik Komputer, AMIK Teknokrat, Bandar Lampung
1998 : Lulus SMU Negeri 2, Bandar Lampung
1995 : Lulus SLTP Negeri 2, Bandar Lampung
1992 : Lulus SD Negeri 1, Bandar Lampung
Pendidikan tambahan
Juli 2000 – Juli 2002 : Kursus bahasa Inggris di LPBM Teknokrat
Januari 2003 – sekarang : Kursus bahasa Mandarin di LPBM Teknokrat
III. Pengalaman kerja
Juli 2001 – sekarang : Staf perancang grafis pada sebuah harian di Lampung
1999 – 2001 : Tenaga pemasaran PT Asuransi Lipo Life,
Bandar Lampung (pekerjaan paruh waktu)
IV. Lain-lain
Pengalaman Organisasi : - Bendahara BEM Teknokrat, Bandar Lampung
periode 2000-2001
- Ketua II OSIS SMU Negeri 2, Bandar Lampung
periode 1996-1997
- Ketua Karang Taruna Desa Tanjungseneng,
Kecamatan Kedaton, Bandar Lampung, Periode 2002-2003
Hobi : Membaca dan beraktivitas social
Hormat saya,
Rusliyawati, A.Md.
Contoh: Surat Lamaran Pekerjaan Tidak Berpengalaman
Bandar Lampung, 20 Juni 2006
Yth. Manajer Personalia
PT Nestle Indonesia
Jl. Soekarno Hatta Km. 7
Bandar Lampung 35007
Hal : Lamaran pekerjaan untuk jabatan sekretaris
Dengan hormat,
Saya adalah alumnus pendidikan Diploma Satu Tahun Sekretaris LPBM Teknokrat, Bandar Lampung tahun 2003, dengan indeks prestasi kumulatif 3,75.
Berdasar pendidikan tersebut saya mengajukan lamaran pekerjaan sebagai sekretaris perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Berikut ini adalah data pribadi saya.
Nama : Santi Maria
Tempat, Tanggal lahir : Bandar Lampung, 17 Agustus 1983
Alamat : Jl. Danau Toba No. 45
Bandar Lampung 35678
Telepon : 0721 (700891)
Saya memiliki keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang sekretaris. Saya mampu mengoperasikan berbagai program komputer, korespondensi niaga bahasa Indonesia maupun Inggris, tata kearsipan dan administrasi perkantoran modern. Dalam berkomunikasi saya menguasai bahasa Inggris dan bahasa Mandarin dengan baik.
Meski saya belum mempunyai pengalaman kerja, tetapi berkat pendidikan dan latihan yang intensif, saya yakin dapat mengerjakan tugas-tugas kesekretarisan dengan baik.
Surat lamaran pekerjaan ini saya ajukan kepada Bapak/Ibu dengan harapan dapat diterima bekerja di lingkungan PT Nestle Indonesia, Bandar Lampung.Atas perhatian yang diberikan saya mengucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Santi Maria, A.Md.
Lampiran:
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Fotokopi Ijazah Terakhir
3. Transkrip Nilai
4. Foto 4 x 6
B. Balasan Surat Lamaran Pekerjaan
1. Surat Panggilan
Setelah menerima surat-surat lamaran, suatu badan usaha, kantor atau instansi yang bersangkutan memberikan tanggapan, yang biasanya berupa panggilan. Surat panggilan lazimnya berisi panggilan untuk datang ke perusahaan atau instansi yang bersangkutan untuk suatu wawancara, testing, atau latihan-latihan tugas yang lain.
2. Surat Penolakan
Apabila lowongan sudah terisi ataupun suatu badan usaha menolak lamaran yang diajukan oleh seseorang karena dianggap tidak memenuhi syarat, maka instansi atau badan usaha tersebut akan mengeluarkan surat penolakan. Surat penolakan lazimnya dituliskan secara halus, disertai dengan alasan-alasan penolakan yang masuk akal dan diusahakan bersifat simpatik agar tidak menyinggung
Surat Panggilan Lamaran Pekerjaan
Lembaga Pendidikan Bisnis
& Manajemen
TEKNOKRAT
Jl. Kartini No. 114-120 Telp. (0721) 263038, 256922
Jl. H. Zainal Abidin Pagaralam 9-11 Kedaton Telp. (0721) 702022
(hunting)
BANDARLAMPUNG
No. : 455/TJ-1/I/06 12 Januari 2006
Hal : Lamaran Pekerjaan
Kepada
Yth. Sdr. Iwan Purwanto
Jalan Z.A Pagar Alam No. 16
Bandar Lampung
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat lamaran Saudara tanggal 3 Januari 2006, untuk pertimbangan lebih lanjut kami mengharapkan kedatangan Saudara di kantor kami pada:
Hari/tanggal : Senin, 19 Januari 2006
Jam : 09.00 WIB s.d. selesai
Tempat : LPBM Teknokrat
Jalan Kartini No. 114-120 Bandar Lampung
Pada kesempatan tersebut akan diadakan tes tertulis dan wawancara. Harap Saudara membawa semua ijazah dan surat-surat keterangan asli yang diperlukan serta membawa peralatan menulis.
Harap Saudara datang tepat pada waktunya.Bila ternyata pada waktu yang ditetapkan Saudara belum datang, maka Saudara dianggap mengundurkan diri.
Atas perhatian Saudara diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Mahathir Muhammad, S.E.
Direktur
Surat Penolakan Lamaran Pekerjaan
Lembaga Pendidikan
Bisnis & Manajemen
TEKNOKRAT
Jl. Kartini No. 114-120 Telp. (0721) 263038, 256922
Jl. H. Zainal Abidin Pagaralam 9-11 Kedaton Telp. (0721) 702022
(hunting)
BANDARLAMPUNG
No. : 455/TJ-1/2006 12 Januari 2006
Hal : Lamaran Pekerjaan
Kepada
Yth. Sdr. Rohimah
Jalan Untung Suropati 1 A
Bandar Lampung
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat lamaran Saudara, dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa lowongan jabatan tersebut sudah terisi.
Namun demikian nama Saudara telah kami catat, sehingga apabila ternyata di kemudian hari terdapat lowongan pekerjaan yang sesuai dengan kualifikasi Saudara, kami dapat menghubungi kembali.
Bersama ini kami kembalikan berkas lamaran Saudara untuk dapat digunakan melamar di perusahaan/instansi lain dan akan sukses.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Mahathir Muhammad, S.E.
Direktur
Sumber : http://veronikacloset.files.wordpress.com/2010/07/korespondensi-bahasa-indonesia.pdf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar